Digitale Buchhaltung mit System: Prozesse digitalisieren, Zeit & Geld sparen

Grundsätzlich sind alle Kaufleute nach dem HGB verpflichtet, Bücher zu führen. Das Steuerrecht bestimmt nun, dass derjenige, der nach anderen als den steuerlichen Vorschriften verpflichtet ist, Bücher zu führen, dieses auch für steuerliche Zwecke führen muss. Das ist die so genannte abgeleitete bzw. derivative Buchführungspflicht.

Daneben kann die Finanzverwaltung den Steuerpflichtigen auffordern, nach steuerlichen Vorschriften Bücher zu führen, das ist die so genannte originäre Buchführungspflicht. Das ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

• Gewerbetreibende oder Land- und Forstwirte, nicht jedoch selbständig tätige Freiberufler und
• Umsatz von mehr als 500.000 EUR oder
• selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 EUR oder
• Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 EUR oder
• Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 EUR.

Insbesondere Kleinunternehmer und Freiberufler müssen nur Aufzeichnung führen. Jedoch nutzt man auch hier häufig ein Buchführungsprogramm, in dem Einnahmen und Ausgaben erfasst werden.

Selbstbucher haben im Allgemeinen eine gewisse Unternehmensgröße erreicht. Als Richtschnur kann dienen, wenn das Buchhaltungs- Honorar des Steuerberaters die Summe aus Personalkosten für einen Buchhalter sowie Aufwendungen für einen Arbeitsplatz und für ein Buchhaltungsprogramm übersteigen. Jedoch buchen auch solche Unternehmen selbst, die einen Buchhalter verfügbar haben, z.B. einen Familienangehörigen oder eine Sekretärin mit Buchhaltungskenntnissen. Viele Unternehmer wollen zwecks Kostenersparnis anfänglich selbst die Geschäftsvorfälle buchen, stellen aber in der Regel schnell fest, dass sie sich lieber um Aufträge und Umsätze kümmern sollten. Unsere Buchführungsmandanten kommen überwiegend aus Berlin.

Normalerweise richtet sich der Rhythmus nach dem Voranmeldungszeitraum für die Umsatzsteuer. Bei mehr als 7.500 EUR Umsatzsteuerzahlungen im Vorjahr müssen die Unterlagen monatlich gebucht werden, bei Vorliegen einer so genannten Dauerfristverlängerung bis zum 10. des übernächsten Monats. Zwischen 1.000 und 7.500 Umsatzsteuerzahlungen können die Unterlagen vierteljährlich, bei unter 1.000 EUR jährlich gebucht werden. Gerade letzteres ist aber nur zu empfehlen, wenn der Steuerpflichtige auf anderem Weg den Überblick über seine Zahlen behält.

Der Umfang der Vorarbeiten durch das Unternehmen ist insbesondere eine Sache des Geldbeutels: je mehr vorbereitet wird desto geringer fällt das Buchhaltungs-Honorar des Steuerberaters aus!

Natürlich können Sie uns Ihre Unterlagen unsortiert in einem Schuhkarton übergeben. Dann aber müssen die Belege durch einen unserer Mitarbeiter sortiert werden, was wir uns vergüten lassen. Aber es gibt Mandanten, die möchten keine Vorarbeiten übernehmen und sind bereit, dafür auch mehr zu bezahlen.

Die nächste Stufe ist die Übergabe vorsortierter Unterlagen. Dabei werden die Belege getrennt nach Beleggruppen in einem Ordner aufbereitet. Folgende Beleggruppen kommen dabei in z.B. Frage:

• Kasse
• Bank
• Rechnungseingang
• Rechnungsausgang
• Lohn und Gehalt

Hier entsteht das Steuerberater-Honorar durch Kontierung und Erfassung im Buchhaltungsprogramm.

Eine wirksame Methode zur Begrenzung des Buchhaltungs-Honorars ist die digitale Aufbereitung der Geschäftsvorfälle. Dafür kommen im Einzelnen in Betracht:

• Erfassung der Kasse sowie von Rechnungseingang bzw. Rechnungsausgang in einem speziellen Excel-Tool, das wir Ihnen zur Verfügung stellen können,
• Nutzung von Schnittstellen z.B. beim Einsatz von Faktura- und Lohnprogrammen, elektronischen Kassensystemen oder von Warenwirtschaftssystemen,
• Senden der Kontenbewegungen von Ihrer Bank an das DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg, von wo aus wir die Daten abrufen und mit Hilfe einer Lerndatei vorkontiert einlesen können.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung des Programms „Unternehmer Online“ von DATEV. Sie können mit diesem Programm Ihre Belege einscannen, vorkontieren und an das Rechenzentrum der DATEV in Nürnberg senden. In einem zweiten Schritt werden von uns die Buchungssätze ergänzt bzw. überarbeitet und die Buchhaltung abgeschlossen. Über „Unternehmer Online“ können Sie Ihre Buchhaltungsdaten im Rechenzentrum einsehen, wobei die von Ihnen gescannten Belege mit den Buchungssätzen verknüpft sind.

Es stehen u.a. folgende Auswertungen zur Verfügung:

• Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerübersichten
• Buchhaltungskonten
• Summen- und Saldenlisten
• individuelle und standardisierte Betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Controllingreports mit Ertrags- und Liquiditätsauswertungen
• Jahresabschlüsse und Anlagenbuchführung
• Bilanzpräsentationen
• Bankenratings
• Buchungsstatistiken u.v.m.

und Erfassung im Buchhaltungsprogramm. Eine wirksame Methode zur Begrenzung des Buchhaltungs-Honorars ist die digitale Aufbereitung der Geschäftsvorfälle. Dafür kommen im Einzelnen in Betracht:

• Erfassung der Kasse sowie von Rechnungseingang bzw. Rechnungsausgang in einem speziellen Excel-Tool, das wir Ihnen zur Verfügung stellen können,
• Nutzung von Schnittstellen z.B. beim Einsatz von Faktura- und Lohnprogrammen, elektronischen Kassensystemen oder von Warenwirtschaftssystemen,
• Senden der Kontenbewegungen von Ihrer Bank an das DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg, von wo aus wir die Daten abrufen und mit Hilfe einer Lerndatei vorkontiert einlesen können.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung des Programms „Unternehmer Online“ von DATEV. Sie können mit diesem Programm Ihre Belege einscannen, vorkontieren und an das Rechenzentrum der DATEV in Nürnberg senden. In einem zweiten Schritt werden von uns die Buchungssätze ergänzt bzw. überarbeitet und die Buchhaltung abgeschlossen. Über „Unternehmer Online“ können Sie Ihre Buchhaltungsdaten im Rechenzentrum einsehen, wobei die von Ihnen gescannten Belege mit den Buchungssätzen verknüpft sind.

Ab dem Jahr 2013 müssen Jahresabschlüsse buchführungspflichtiger Gewerbetreibender in elektronischer Form beim Finanzamt eingereicht werden, die so genannte E-Bilanz. Hinter der E-Bilanz liegt ein vorgeschriebenes Schema von Konten und Informationen für einzelne Posten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, die Taxonomie. Wenn Sie die Buchführung durch uns erstellen lassen achten wir von uns aus auf die Einhaltung der Taxonomie bzw. wir klären mit Ihnen bei Wahlrechten die Handhabung.

Wenn Sie selbst in die Buchhaltung nicht tiefer involviert sind und Sie sich die Frage stellen, ob Ihr Rechnungswesen noch zeitgemäß ist, können wir Ihre Buchhaltungsprozesse analysieren. Wir beurteilen, ob

• das Interne Kontrollsystem fehlervermeidend wirkt und Vermögensschädigungen verhindert,
• die Abläufe zeitoptimal sind,
• Schnittstellen eingesetzt werden,
• das eingesetzte Buchhaltungsprogramm technisch aktuell ist,
• die Taxonomie zur E-Bilanz eingehalten wir und
• die Buchführungstechnik dem aktuellen gesetzlichen und technischen Stand entspricht.

Weiterhin können Buchhaltungsprozesse arbeitsteilig von Unternehmen und Steuerberater erstellt werden. Wir können gerne vor Ort und übernehmen einzelne Buchungsschritte und Buchungskreise.
Denkbar ist auch eine regelmäßige Buchhaltungskontrolle durch uns, um unterjährig die Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Oder sie möchten regelmäßig mit uns Ihre Auswertungen analysieren und Entscheidungen vorbereiten. Alles ist denkbar, sprechen Sie uns an.